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Was ist Factoring?

Den traditionellen Bezahlprozess in einer Zahnarztpraxis kennen Sie: Ein Patient kommt in die Praxis, lässt sich behandeln, bekommt eine Rechnung und begleicht diese anschließend. Dafür hat er in der Regel 15-30 Tage Zeit. Für eine etablierte Praxis mit festem Patientenstamm ist das selten ein Problem, in der Startphase hingegen zählt jeder Euro, um die finanzielle Stabilität zu sichern. Dazu kommt: Nicht immer können die Patienten ihre Rechnungen sofort begleichen. Ein anschließendes Mahnverfahren bedeutet für die Praxis einen hohen Zeit- und Verwaltungsaufwand.

Factoring kann hier Abhilfe schaffen, denn es hilft dabei, die Liquidität in der Praxis sicherzustellen und Zahlungsausfällen vorzubeugen. Doch wie funktioniert das genau? Beim Factoring verkauft die Zahnarztpraxis ihre offenen Forderungen gegenüber den Patienten an einen Factoring-Dienstleister. Dieser übernimmt im Gegenzug verschiedene Dienstleistungen für die Praxis, beispielsweise die Rechnungsstellung, das Überwachen der Zahlungseingänge, das Mahnwesen sowie den gerichtlichen Forderungseinzug. Neben dem Ankauf und der Vorfinanzierung der Rechnungen sowie den Buchhaltungsvorgängen kann auch die Übernahme eines Ausfallrisikos vereinbart werden. Die genauen Leistungen werden zwischen Zahnarzt und Factoring-Unternehmen vertraglich festgelegt.

Welche Vorteile bietet das Factoring?

• Vorfinanzierung: Gerade junge Praxen, die noch im Begriff sind, einen Patientenstamm aufzubauen, bietet das Factoring-Verfahren eine große Sicherheit. Indem der Factorer die offenen Rechnungsbeträge zu einem festgelegten Zeitpunkt oder auf Wunsch auch sofort an den Zahnarzt auszahlt, kann die Praxis von Anfang an von einem planbaren und verlässlichen Einkommen profitieren und ihre Liquidität verbessern. Diese kann beispielsweise für den Einkauf von Verbrauchsmaterial oder die Auszahlung von Mitarbeitergehältern genutzt werden.
• Entlastung: Ein weiterer Vorteil des Factorings liegt darin, dass sich mit der Überlassung der Rechnungen und allem, was damit zusammenhängt, die administrativen Aufgaben in der Praxis verringern. So übernimmt das Factoring-Unternehmen auch die Kommunikation mit den Patienten bei Rückfragen zu ihren Rechnungen. Auf diese Weise können sich Arzt und Praxisteam mehr auf die Patienten und deren Behandlung fokussieren. Zudem bieten einige Anbieter auch eine Prüfung der Rechnungen an. So können Fehler in der Rechnungsstellung bereinigt werden, damit keine Umsätze verloren gehen und eine rechtssichere Abrechnung erfolgt.
• Risikominimierung: Beim so genannten „echten Factoring“ beinhaltet der Factoring-Vertrag auch das Ausfallrisiko einer Forderung. Das bedeutet, dass der Zahnarzt auch dann sein Honorar erhält, wenn der Patient seine Rechnung nicht begleicht. So können niedergelassene Zahnärzte ihr unternehmerisches Risiko geringhalten und sich vor unerwarteten finanziellen Engpässen schützen.

Was sollten Sie beachten?

• Datenschutz & Hinweispflicht: Gemäß der Datenschutzbestimmungen müssen Zahnärzte ihre Patienten über die Zusammenarbeit mit einem Factoring-Unternehmen informieren. So muss die Praxis vor der Behandlung das schriftliche Einverständnis der Patienten einholen, dass sie ihre persönlichen Daten an den Factoring-Partner übermitteln dürfen. Viele Unternehmen stellen eine derartige Erklärung als Vordruck zur Verfügung. Die Abrechnungsdaten selbst werden von der Praxis über ein verschlüsseltes System online an den Factoring-Partner übermittelt.
• Reaktion der Patienten: Viele Zahnärzte haben Sorge, dass das Vertrauen ihrer Patienten durch die Rechnungsstellung eines externen Anbieters leidet. In der Praxis ist das aber selten der Fall. Gezielte und proaktive Aufklärung ist hier das A & O. Denn auch für die Patienten kann die Zusammenarbeit durch die Möglichkeit zur zinslosen Ratenzahlung von Vorteil sein. Das steigert die Zufriedenheit und erhöht die Bereitschaft sich auch für kostenintensive Arbeiten zu entscheiden. Die Zahnärztliche Abrechnungsgesellschaft (ZA) bietet beispielsweise auf ihrer Website einen Ratenrechner an, bei dem sich der Patient einen an seine Bedürfnisse angepassten Rückzahlungsplan erstellen lassen kann.
• Kosten & Gebühren: Die Leistungen der Factoring-Anbieter sind kostenpflichtig. Die Kosten setzen sich je nach Vertragsgestaltung aus verschiedenen Faktoren zusammen. Zunächst fällt eine Factoring-Gebühr für die Abwicklung der Patienten-Buchhaltung an. Diese ist abhängig vom finanzierten Jahresumsatz der Praxis und vom Umfang der vereinbarten Leistungen. Daneben berechnet der Factorer der Praxis Zinsen für die Zeit von der Rechnungsstellung bis zum Zahlungseingang der Patienten. Auch für die Risikoübernahme bei Zahlungsunfähigkeit kann eine entsprechende Gebühr anfallen.

Fazit: Factoring in der Zahnarztpraxis

Was in Wirtschaftsbetrieben seit vielen Jahren üblich ist, haben mittlerweile auch ein Drittel der Zahnmediziner für sich entdeckt – Tendenz steigend. Und das nicht zuletzt, weil die Anzahl der Rechnungen mit Eigenanteil und somit die administrativen Aufwände in der Praxis steigen. Die Abgabe des Debitorenmanagements und des Ausfallrisikos bietet niedergelassenen Zahnärzten viele Vorteile. Gerade Praktiker, die gerade erst neu gegründet oder eine Praxis übernommen haben, möchten möglichst schnell schwarze Zahlen schreiben, ihre Liquidität steigern und mit einem planbaren Einkommen die Praxis absichern. Bei etablierten Praxen kann außerdem die Erfahrung, dass einige Patienten kostenintensive Behandlungen nicht sofort bezahlen können, den Entschluss für eine externe Patienten-Buchhaltung begünstigen. Die Kosten für die Zusammenarbeit mit einem Factoring-Unternehmen können dabei durch die Entlastung der Praxisorganisation, die Minimierung von Zahlungsausfällen oder auch die Umsatzsteigerung durch Ratenzahlungsangebote abgewogen werden.